Étude de casChamil France
le diagnostic, avant de construire.
Une association loi 1901 qui organise des séjours de répit pour des personnes en situation de handicap, au Maroc et en France, avec un éducateur pour chaque participant. 3 bénévoles au bureau, et 3 séjours à 9 participants sur les 12 prochains mois.
En toute transparence, Adib Bensalem, fondateur d'Odegia, est le trésorier bénévole de l'association. Le diagnostic a suivi le même protocole que pour tout client.
×2ce que coûte Odegia, rendu en temps, chaque année
Découvrir les séjours de Chamil FranceD'abord bénévole, puis repris avec la méthode
Au printemps 2026, les premières automatisations de l'association ont été montées à titre bénévole, sans diagnostic et sans supervision. Le chantier a ensuite été repris par Odegia, avec sa méthode propriétaire, en commençant par ce qu'elle place avant toute construction, le diagnostic.
Ce que le diagnostic a mesuré
23 tâches relevées, de la première question d'une famille au bilan éducatif après le séjour. Sur les 12 prochains mois, 3 séjours à 9 participants, elles prendront 18,3 h par mois au bureau, soit 13 188 € par an au taux de 60 € de l'heure que l'association a retenu. C'est presque le double des 12 derniers mois, 9,3 h par mois pour 2 séjours.
La logistique des séjours en prendra 6 h par mois, l'inscription des familles l'essentiel du reste. Pour les tâches qui suivent le nombre de participants, le calcul ne retient jamais plus de 4 fois le volume passé, faute d'inscriptions déjà reçues. Les chiffres qui suivent sont donc prudents.
| # | Tâche | Qui | Rythme | Durée | h / mois | Orientation |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tenir le registre des inscrits | Secrétaire générale | 2 par semaine | 10 min | 1,7 | parcours |
| 2 | Établir les contrats des éducatrices | Trésorier | 1 par mois* | 1 h | 1,6 | à confier |
| 3 | Construire le programme et les activités | Secrétaire générale | 3 par an | 5 h | 1,5 | à la main |
| 4 | Répondre aux questions des familles avant préinscription | Secrétaire générale | 3 par mois* | 20 min | 1,3 | parcours |
| 5 | Envoyer le dossier d'inscription et réunir les pièces | Secrétaire générale | 1 par mois* | 45 min | 1,2 | parcours |
| 6 | Tenir la comptabilité | Trésorier | 1 par mois | 1 h | 1,2 | à confier |
| 7 | Rédiger le bilan éducatif | Éducatrices | 1 par mois* | 45 min | 1,2 | à confier |
| 8 | Trouver le véhicule du séjour | Secrétaire générale | 3 par an | 3 h | 0,9 | à confier |
| 9 | Récupérer et rendre le véhicule | Secrétaire générale | 3 par an | 3 h | 0,9 | à confier |
| 10 | Relancer les impayés | Secrétaire générale | 3 par mois | 15 min | 0,9 | parcours |
| 11 | Établir un devis | Trésorier | 2 par mois* | 20 min | 0,7 | parcours |
| 12 | Informer les familles avant le départ | Secrétaire générale | 3 par an | 2 h | 0,6 | parcours |
| 13 | Rédiger les PV du bureau | Trésorier | 4 par an | 1,5 h | 0,6 | à confier |
| 14 | Gérer la caisse et les avances | Trésorier | 3 par an | 2 h | 0,6 | à la main |
| 15 | Répartir les éducateurs et les participants | Secrétaire générale | 3 par an | 2 h | 0,6 | à la main |
| 16 | Établir une facture | Trésorier | 1 par mois* | 20 min | 0,5 | parcours |
| 17 | Suivre les paiements et les acomptes | Trésorier | 3 par mois* | 10 min | 0,5 | parcours |
| 18 | Caler l'entretien médical avec la coordinatrice | Coordinatrice des soins | 1 par mois* | 15 min | 0,4 | parcours |
| 19 | Payer les billets | Trésorier | 3 par an | 1 h | 0,3 | à la main |
| 20 | Payer l'hébergement | Trésorier | 3 par an | 1 h | 0,3 | à la main |
| 21 | Divers logistique | Secrétaire générale | 3 par an | 1 h | 0,3 | à la main |
| 22 | Demander un témoignage après le séjour | Secrétaire générale | 1 par mois* | 10 min | 0,3 | parcours |
| 23 | Remercier un donateur ou un adhérent | Trésorier | 1 par mois | 10 min | 0,2 | à confier |
| Total | 18,3 | |||||
Durées actives relevées en entretien, temps pour s'y remettre et s'en défaire compris. L'étoile marque un volume plafonné à 4 fois celui des 12 derniers mois.
Ce qu'il a tranché
10 tâches s'enchaînent sur le même dossier. Mesurées une par une, aucune ne couvrait sa mensualité. Regroupées en un seul parcours, elles se construisent et se surveillent comme un seul système.
Se construit, en un parcours
- 1Répondre aux questions des familles avant préinscription
- 2Établir un devis
- 3Envoyer le dossier d'inscription et réunir les pièces
- 4Caler l'entretien médical avec la coordinatrice
- 5Établir une facture
- 6Suivre les paiements et les acomptes
- 7Relancer les impayés
- 8Informer les familles avant le départ
- 9Demander un témoignage après le séjour
- 10Tenir le registre des inscrits
Se confie à un bénévole, avec des instructions écrites
- 1Tenir la comptabilité
- 2Rédiger les PV du bureau
- 3Établir les contrats des éducatrices
- 4Rédiger le bilan éducatif
- 5Remercier un donateur
- 6Trouver et récupérer le véhicule
Reste à la main du bureau
- 1Payer les billets et l'hébergement
- 2Gérer la caisse et les avances
- 3Construire le programme du séjour
- 4Associer un éducateur à chaque participant
Aucun système ne touche à l'argent de l'association, par principe. Le programme et l'association d'un éducateur à un participant relèvent du jugement de l'équipe.
Le parcours, chaque année
Chaque année, coût d'Odegia = 12 mensualités de 190 €, construction et surveillance comprises
L'association ne paie rien d'avance pour la construction. Sur 3 ans, 13 939 € de temps rendu pour 6 840 € de mensualités, et l'écart grandit à chaque séjour de plus.
La feuille de route
- 1
Le socle
semaines 1 à 4Écrire la FAQ et les 13 règles qui ne l'étaient nulle part. Rassembler dans une seule base les pièces, les paiements et les demandes, aujourd'hui éparpillés dans les mails.
- 2
La construction
semaines 5 à 8Le parcours d'inscription, de la première question d'une famille au témoignage après le séjour. Un assistant sur le site en est la porte d'entrée. Le bureau valide chaque devis, chaque facture et chaque convocation avant envoi.
- 3
La supervision
semaines 9 à 13Tout ce qui attend une validation arrive dans une seule file. 10 minutes par semaine et 30 par mois suffisent au volume de l'association.
- 4
Le calibrage
dès la semaine 14Chaque semaine, la part de ce que le système produit et que le bureau accepte sans retouche. Quand elle baisse, on corrige les règles.
Ce que la méthode a changé
Le diagnostic a été fait sur l'état de l'association avant tout chantier. Il montre ce que la version bénévole avait laissé de côté, et que la méthode traite en premier.
Construit avant d'être mesuré.
Avec 4 dossiers par an, la méthode aurait dit d'écrire les règles et d'attendre. Le parcours ne devient rentable qu'avec les 3 séjours des 12 prochains mois.
Sans supervision.
Sans file d'exceptions ni revue régulière, un formulaire en panne est passé inaperçu pendant 3 mois. 10 minutes par semaine devant un tableau l'auraient vu le premier jour.
Sans feuille de route.
Les automatisations bénévoles ont été montées une à une, au fil des besoins, sans socle commun ni ordre. La méthode les remet dans une séquence où chaque temps prépare le suivant, le socle avant la construction, la supervision avant le calibrage.
C'est le jour et la nuit. Grâce à Odegia, on a pu économiser un temps monstre sur l'administratif, qu'on peut désormais consacrer à la relation avec nos partenaires et à la participation aux événements locaux.
AtikaPrésidente de Chamil France
Le même diagnostic, sur votre administratif.
Un entretien, un rapport sous 72 heures, une feuille de route datée. Et la réponse franche quand le volume ne justifie pas encore de construire.